5 способов сэкономить на офисе в кризис

Компании учатся жить в новых кризисных реалиях, а именно — экономить. Бизнесы оптимизируют затраты на офис и его обслуживание. Какие способы могут сократить расходы по всем офисным фронтам и где притаились подводные камни — рассказываем в гайде для тех, кто хочет платить меньше.

1. Разберите все статьи расходов  

Проанализируйте, сколько денег вам реально нужно сократить, чтобы решить возможные или текущие финансовые трудности, связанные с офисом. Ответ «по-максимуму» не подходит — нужен процент или цифра, в идеале — разложенные на компоненты. Столько-то с обслуживания, эту сумму с расходников, вот это с аренды. Предположим, вы выяснили, что главная статья расходов — оплата подрядчикам. Раньше бюджет был окей, но сейчас хочется инстинктивно разделить на два и всплакнуть. Вы знаете, где в вашем городе найти, например, клининг дешевле, но без потери в качестве? Действующий контракт можно расторгнуть без штрафов? У потенциального контрагента вот это вот — финальный кост или вас ждут неожиданные доптраты? Из важного: работать с компаниями станет дороже, хоть и менее рискованно. Фрилансеры доступней, а значит, востребованнее. Посмотрите специалистов на YouDo и Profi.ru. И вообще: нырните в самые глубокие офисные воды. Сколько вам выходит корпоративное такси? Курьер в штате или за каждую его ходку — отдельный кост? А в конце дня в офисе гасится свет? Проработайте все варианты и решите, от чего вы можете отказаться более-менее безболезненно. 

2. Оптимизируйте площади и избавьтесь от лишнего

Времена, когда неиспользуемая офисная площадь была «воздухом, свободно гуляющим между колонн», закончились. Сегодня всё иначе. У здания со сложной геометрией высокий коэффициент потерь полезной площади — а это не очень экономично. Например, круглый офис комфортно вмещает меньше рабочих мест, чем прямоугольное помещение. Значит, нужен бОльший метраж, что существенно повышает стоимость аренды. Первое, что приходит в голову — сократить штат компании. Но есть другой путь: отказаться от части арендуемого помещения и организовать полу-удаленный режим (если ещё не сделали). Это когда в компании работает 30 человек, а офис арендуется на 15. С помощью модуля бронирования hot desk сегодня в офис приходят одни команды или отделы, завтра — другие. В свои внеофисные дни сотрудники работают из дома. Это помогает экономить на метрах, мебели и технике.

Или переделайте пространство в мультифункциональное. При гибком проектировании опенспейс может легко превращаться в переговорную, а кофепоинт в уютную кулуарную зону для спонтанных встреч. Больше функций и меньше метров — вот современный подход к созданию рабочего пространства.

3. Сдавайте метры в субаренду 

Если здание или помещение ваше, можно сделать экстра-площади источником дополнительного дохода. Например, часть офиса превратить в опенспейс и сдавать рабочие места в субаренду. Сейчас это особенно актуально для креативного кластера, фармы и айтишников. Или распахните свои переговорные и скайп-румы для внешней аудитории. Если, конечно, они не заняты 24/7. Для этого есть специальные сервисы или просто напишите у себя в соцсетях. 

Ещё вариант: сдавать не самые потоковые места офиса — вендинговым компаниям под аппараты, кофемашины и холодильники с мороженым. Это будет приносить хоть и небольшой, но стабильный доход. На самом деле тут целое поле для креатива. Главное — помнить о безопасности сотрудников, сохранности интеллектуальной собственности и имуществе компании.

4. Переезжайте, если это выгоднее

Допустим, вы поняли, что главная статья расходов — аренда офиса. Тогда у нас плохие новости: в ближайшей перспективе дешевле вряд ли будет. Можно, конечно, попытаться договориться с собственником на скидку или отложенный платёж. Но учитывая нынешнюю цепочку ценообразования, это вряд ли удастся. Вывод: лучше в скором времени всё-таки переезжать. Или хотя бы уже сейчас начать изучать рынок. Может быть, мы несколько утрируем обстоятельства, но ощущение бессмысленных трат — его ни с чем не спутаешь. Да, вы вложили время, нервы и деньги в ремонт, дизайн и мебель. Но задайте себе три вопроса. Какие перспективы у вашего бизнеса на ближайшие 5 лет, а на 20? Сколько метров вам реально нужно сейчас и в перспективе? Есть ли на рынке офисов лучшие предложения по соотношению: цена — качество? Если внятные ответы найдены, лучше менять локацию.

5. Выберите уже готовый офис 

Есть помещения с черновой отделкой — это дешево, но требует много сил и вложений. Обязательно проверьте, включен ли в стоимость аренды НДС, коммуналка, интернет, охрана. Узнайте, всё это оплачивает ваш арендодатель или остаётся на вас. Цена без платежей может быть подозрительно низкой, а потому и привлекательной. 

Если вы прошли все эти круги с нынешней площадкой — то всё знаете не хуже нас. Но есть другой выход: переехать в уже готовый офис с сервисом. Такой формат предлагают операторы, для которых подбор и превращение помещения в рабочее пространство — ежедневная работа. Такие компании хорошо ориентируются на рынке офисной недвижимости, знают, как складывается ценообразование — с ними точно не переплатите. А ещё у них есть доступ к скидкам от подрядчиков и производителей материалов — что особенно актуально в текущих условия. В готовых офисах с включенными сервисами и платежами вы не платите за интернет, клининг, коммуналку и прочий быт, а только за аренду рабочих мест. Главное здесь — гибкость. Количество рабочих мест можно легко уменьшать или увеличивать, а срок договора аренды в таких пространствах короче (от 3-х месяцев) и с более мягкими условиями, чем в классических БЦ. Именно такие пространства создаёт и обслуживает Ключ. 

Заехать в сервисный офис можно хоть на следующий день. Подписываете договор аренды, получаете смарт-карты на сотрудников и въезжаете в тот самый офис, который давно искали. Свободные и готовые к заезду офисы у нас есть на Арме и Кузнецком Мосту.

Резюмируем. Сейчас рынок коммерческой недвижимости находится в лабильном состоянии. И бизнес, и собственники зданий, и операторы будут неизбежно приспосабливаться к условиям и искать новые способы управления и обслуживания офисов. Главное — помните, «по-другому» не значит хуже. Это просто по-другому.